Una empresa es considerada productiva cuando tiene procesos eficientes, con costos reducidos, controlados, con indicadores y con tiempos definidos para cada actividad, que le permiten tener mejores tiempos de respuesta. La productividad de una empresa mejora en la medida en la que reduce costos y tiempos de producción y optimiza sus recursos, tanto materiales como de trabajadores.
Con base en metodologías y estudios internacionales, así como la experiencia recolectada tras intervenir directamente en las empresas, Colombia Productiva de MinComercio, le cuenta diez errores que hacen a las pymes menos productivas y sugerencias para superarlos.
Muchas veces, las empresas cometen errores que, sin darse cuenta, afectan su productividad, entre los cuales se encuentran los siguientes:
1. Acumular inventario innecesariamente: las empresas tienen tres tipos de inventario: materias primas e insumos, productos en proceso y productos terminados. Generalmente, la cantidad de estos es mayor a lo que la empresa realmente necesita, lo que no solo genera riesgos de pérdidas del mismo inventario, sino también de dinero. Procure mantener los tres tipos de inventarios en los mínimos necesarios, según el tamaño y las ventas de su empresa.
2. Desperdiciar grandes cantidades de materias prima: aunque durante el proceso de producción tiende a perderse algo de materia prima, estas pérdidas se disparan cuando no se tiene control de los pasos de dicho proceso o cuando se derrocha sin tener en cuenta que la misma cantidad de materia prima sirve para producir más productos de los que la empresa en realidad produce. Revise su proceso de producción, paso a paso, para medir cuánta de esa materia prima está desperdiciando y cuánta puede ahorrar.
3. Desperdiciar tiempos en la producción: las principales pérdidas de una empresa relacionadas con el tiempo de producción se deben a la falta de planeación de sus procesos. Errores como no aprovisionarse a tiempo, no hacer mantenimiento preventivo a las máquinas, o la no coordinación de los trabajadores y los procesos que realizan, se traducen en el aumento de tiempos ociosos, es decir, tiempo desperdiciado que afecta el cumplimiento de fechas de entrega. Identifique qué es lo que necesita para su proceso y cuánto tiempo requiere para obtenerlo y exíjase planear con antelación cada uno de los pasos de la producción.
4. No medir los factores clave de la productividad: algunos de los factores más importantes de productividad en las empresas son los tiempos de producción, el consumo de energía, el consumo de materias primas, el porcentaje de uso de la maquinaria, el porcentaje de productos defectuosos y los niveles de satisfacción al cliente, entre otros. Sin embargo, las empresas no suelen medirse en estos factores, por lo que no identifican las oportunidades que tienen para mejorarlos. Establecer indicadores permite tener una línea base para mejorar la productividad y, a su vez, la rentabilidad.
5. Desconexión con los proveedores: una empresa no es productiva o competitiva, si sus proveedores no lo son. Muchas veces, las empresas solo se preocupan por lo que sucede de puertas para dentro y se desentienden de lo que hacen sus proveedores y sus problemáticas, sin tener en cuenta que estas les generan pérdidas y reprocesos. Procure entablar una buena relación con sus proveedores, trabajar de la mano y analizar cómo pueden mejorar ellos en la actualidad (y el futuro) para que lo provean con mayor calidad.
6. Procesos sin estándares de calidad: un error común entre las empresas es que no cumplen con los requerimientos que le exige el mercado para su producto. Usualmente, estas fallas obedecen a la falta de imposición de estándares de calidad durante el diseño y la producción, lo que aumenta los defectos en los productos o hace que no cumplan con las funciones para las que fueron diseñados. Esto se traduce en disminuciones no solo de la productividad, sino de las ventas. Trate de estandarizar sus procesos y crear controles para verificar que esos estándares sí se están cumpliendo.
7. Equipos mal utilizados o ineficientes: muchas veces, los empresarios no conocen bien las características de sus máquinas, por lo que terminan usándolas mal o subutilizándolas e incluso causándoles daños que son fáciles de prevenir. Esto desencadena pérdidas de dinero y tiempo o altos costos de funcionamiento y de consumo de energía que disminuyen la productividad. Procure capacitar a su personal sobre el manejo adecuado de la maquinaria para que le saquen el mejor provecho.
8. Comprar equipos que no se ajustan a sus necesidades: en ocasiones, las empresas hacen inversiones en maquinaria más llevadas por impulsos que por las necesidades reales de sus procesos de producción, por lo que la compra resulta ser una inversión ineficiente, incluso, generando problemáticas a procesos que ya funcionan correctamente. Antes de comprar una nueva máquina, revise que la actual esté a tope de su capacidad y que, de verdad, dicha compra es absolutamente necesaria.
9. No medir los niveles de satisfacción, quejas y reclamos de los clientes: generalmente, las empresas solo se preocupan por la producción y venta de sus productos, pero subestiman la voz del cliente y no miden el impacto que su nivel de satisfacción tiene sobre la fidelización y recompra que, si disminuye, se ve reflejado en reducción en las ventas y en pérdidas reputacionales en el mediano y largo plazo. Generar canales de comunicación con los clientes que permitan medir su nivel de satisfacción le permitirá no solo mantenerlos, sino también aumentarlos y hasta prever sus demandas.
10. Mantener productos que no son rentables: en ocasiones, las empresas mantienen la producción de bienes y/o servicios que, sin darse cuenta, están ocasionándoles pérdidas a la compañía, principalmente, porque su demanda ha disminuido en el mercado o sus costos de producción se han elevado considerablemente. Hacer análisis de rentabilidad de cada uno de los productos de su empresa, cruzar los datos y confrontar cuáles son los que verdaderamente le dan valor a la compañía, disminuirá los riesgos de pérdidas.
